تطوير الذات: سارة المزيعل، مدرب معتمد محليا ودوليا !

ارة المزيعل ، كوتشنج ، استشارات، تحليل شخصية، مدربة التطوير والاستدامة.

سارة المزيعل ، كوتشنج ، استشارات، تحليل شخصية، مدربة ال

لكي تنظم الوقت بكفاءة وفاعليه يمنحك الفرصة لإدارة وقتك، و سنتناول 3 نظريات مهمات واثبتت فاعليتها عبر الزمان،

النظرية الأولى: مصفوفة الأولويات ( عبر ترتيب الأولويات) لــ ستيفين كوفي.

النظرية الثانية: مبدأ باريتو قانون 80\20 !

النظرية الثالثة: قانون باركنسون !

إدارة الوقت هي مجموعة من المهارات والتقنيات التي تساعد في تنظيم الوقت واستخدامه بشكل فعال. هناك العديد من النظريات والإطارات التي تم تطويرها لمساعدة الأفراد في إدارة وقتهم بشكل أفضل. هنا بعض النظريات المشهورة في إدارة الوقت:

النظرية الأولى:

نظرية ماتريكس إيزنهاور مصفوفة الأولويات ( عبر ترتيب الأولويات) لــ ستيفين كوفي.

تم تطويرها من قبل روزن إيزنهاور، وتستخدم مصفوفة المهام لتصنيف المهام بناءً على الأولوية والعاجلية. تساعد في تحديد الأولويات وتوجيه الجهود والوقت للمهام الأكثر أهمية.

الزمن موقوت وفق دقائق وساعات وأنت تحتاج أن تفعل شي يكون مدروس واثبت فاعليته وعبر مصفوفة الاوليات ستتعلم كيف تصنف اشغالك وفق اهميتها هام وغير هام ووفق عاجل وغير عاجل !

إن أي عمل نقوم به لابد ان ينحصر في واحد من المربعات الأربعة من مصفوفة الأولويات (ترتيب الأولويات) المهم و العاجل .

وهذة المربعات تصنف أنشطتنا إلى أربع مجموعات حسب الأهمية والإستعجال .

المربع الأول : هو مربع مهم و مستعجل (مربع الطوارئ) … وأمور مهمة جدا و مستعجلة من الناحية الزمنية، مثال: عندك إجتماع غدا / إختبار غدا !

المربع الثاني: و هذا هو مربع الناجحين وهو مربع التخطيط للأمور المهمة لكنها غير مستعجلة، مثل: التخطيط لرحلة أو زيارة ..

المربع الثالث: أمور غير مهمة لكنها مستعجلة وكثير من الناس يفهم أن الأمور المستعجلة هي نفسها المهمة …وهذا غير صحيح، مثل: سيارتك بحاجة إلى وقود !

المربع الرابع: وهو عكس المربع الأول، أمور غير مهمة وغير مستعجلة، مثل: تصفح الإنترنت.

فلا تجعل حياتك كلها طوارئ !!

• لابد أن تركز على المهم وغير العاجل !

• إقض معظم وقتك في انجاز أعمال المربع الثاني، فإن تنظيم المربع الثاني يساعدك على تقليل أعمال المربع الأول باذن الله !

• إذا سيطرت على أعمالك وكان أكثر من 60% من وقتك في المربع الثاني فقد نجحت في إدارة وقتك …وبالتالي حياتك كلها ستترتب !

فرتب أولوياتك وإبتعد عن الأمور غير المهمة أو فوضها !

النظرية الثانية: مبدأ باريتو قانون 80\20 !

نظرية باريتو تعتمد على مبدأ 80/20 حيث يعتقد أن 80٪ من النتائج تأتي من 20٪ من الجهود. تعزز هذه النظرية التركيز على المهام الرئيسية التي تحقق أكبر قيمة وتأثير.

النظرية الثالثة: قانون باركنسون !

قانون باركنسون هو مفهوم يشير إلى مبدأ واحد في إدارة الوقت والعمل. وقد تم تطويره بواسطة سير سيدني باركنسون في عام 1955، ويقول هذا القانون: "العمل يتسع ليملأ الوقت المتاح لإتمامه".

بمعنى آخر، إذا كان لدينا وقت محدد لإنجاز مهمة، فإننا عادةً ما سنستغل كل الوقت المتاح لإتمامها، بغض النظر عن الحجم الفعلي للمهمة. وهذا يعني أن كمية العمل المتاحة لإنجاز مهمة ما تتوسع لتلبية الوقت المتاح لها.

وفي سياق إدارة الوقت، يعني قانون باركنسون أنه إذا لم يتم تحديد وتنظيم الوقت بشكل صحيح، فإن المهام ستستغرق وقتًا أطول للانتهاء منها، حتى لو كانت لا تستدعي ذلك الكم الهائل من الوقت في الأساس.

وبالتالي، فإن فهم قانون باركنسون يعزز أهمية التخطيط الجيد وتحديد الأولويات وتحديد مدة زمنية محددة لإتمام المهام. من خلال تحديد وقت محدد لكل مهمة، يمكننا تحقيق فعالية أكبر في إدارة وقتنا والحد من تأثير قانون باركنسون على إنتاجيتنا.

النظرية الرابعة: تقنية تخصيص الوقت:

تعتمد على تخصيص كتل زمنية محددة لأنشطة محددة. يتم تقسيم الوقت بين المهام الهامة والأولوية وتحديد فترات زمنية لتنفيذها.

النظرية الخامسة: تقنية Pomodoro:

تعتمد على تقسيم العمل إلى فترات زمنية قصيرة مع فترات راحة قصيرة في الوسط. يتم تعيين فترة زمنية (مثل 25 دقيقة) للعمل المتواصل ثم فترة راحة قصيرة (مثل 5 دقائق)، وتكرر الدورة عدة مرات.

النظرية السادسة: نظرية GTD (Getting Things Done) :

تم تطويرها بواسطة ديفيد آلن وتعتمد على تنظيم المهام في قوائم ومعالجة المهام بناءً على الأولوية ومدى العاجلية.

هذه مجرد بعض النظريات المشهورة في إدارة الوقت. يجب على الفرد اختيار النظرية أو الإطار الذي يناسبه ويساعده في تحقيق الفعالية والإنتاجية في إدارة وقته.

النظرية الثانية: نظرية في تنظيم الوقت تسمى بنظرية ( 80/20) للعالم باريتو !

تقول النظرية :

أن 80% من النتائج سببها 20% من الأسباب !

وهناك من يستطيع في 20% فقط من وقته أن ينجز 80% من المطلوب إنجازه وذلك ( بعدم التسويف و المماطلة و استغلال أوقات الذروة لــ نشاطك )

فالكثير منا من يضيع 80% من وقته في إنجاز 20% فقط من المطلوب إنجازه، و هنا أنت لتستغل وقتك جيدا، فيجب أن تركز على الأنشطة التي تحقق عائدا كبيرا لك !

وهذا هو قانون باريتو إن 20% من الوقت المنفق ينتج 80% من النتائج كما هو موضح بالشكل التالي:

ويعرف هذا المبدأ أيضا بقاعدة 80 – 20 ، وسمي هذا المبدأ على إسم عالم الاقتصاد الايطالي فلفريدو باريتو الذي لاحظ أن 80% من الثروة في إيطاليا، مملوكة ل 20% من السكان.

و هذة النظرية لها تطبيقات عديدة في كافة المجالات، وهذة بعض الأمثلة على هذه التطبيقات:

• في الإدارة: 20% من الموظفين يقومون بـ 80% من العمل في الشركة!

• في المبيعات: 80% من أرباحك تأتي من 20% من الزبائن!

• في تنظيم الوقت: 80% من وقتك يصرف على 20% من المهام أو الأشياء!

• في الإتصال: 80% من وقت إتصالك تقضيه في التحدث الى 20% من الموجودين في سجل هاتفك !

• في الملابس: ترتدي في 80% من الوقت 20% من ملابسك في خزانة ملابس.

• في الرعاية الصحية: مثلا في الولايات المتحدة، تبين أن 20% من المرضى يستخدمون 80% من موارد الرعاية الصحية!

وهكذا، فيجب مراجعة أشغالنا وترتيبها وفق هذة النظرية وستتحسن إدارتك للوقت وتنجز أفضل!

كما هو موضح بالشكل التالي:

سارة المزيعل ، كوتشنج ، استشارات، تحليل شخصية، مدربة التطوير والاستدامة.

النظرية الثالثة: قانون باركنسون ، لمضاعفة الإنتاجية !

يقوم هذا القانون على مفهوم مؤداه أن العمل يُتوسَّع فيه لكي يملأ الوقت المتاح لإنجازه وهذا يدعو إلى عدم تخصيص وقت أطول لتنفيذ عمل ما. لأن أي مشروع يميل إلى استغراق الوقت المخصص له، فإذا خصصنا لمجموعة من الأفراد ساعتين لإنجاز مهمة معينه وخصصنا لمجموعة أخري من الأفراد 4 ساعات لإنجاز نفس المهمه، نجد أن كلا المجموعتان تنتهي في حدود الوقت المحدد لها. باختصار تقول النظرية: يتمدد العمل كي يملأ الوقت المتاح لاستكماله.

قانون باركنسون هو مفهوم يشير إلى مبدأ واحد في إدارة الوقت والعمل. وقد تم تطويره بواسطة سير سيدني باركنسون في عام 1955، ويقول هذا القانون: "العمل يتسع ليملأ الوقت المتاح لإتمامه".

بمعنى آخر، إذا كان لدينا وقت محدد لإنجاز مهمة، فإننا عادةً ما سنستغل كل الوقت المتاح لإتمامها، بغض النظر عن الحجم الفعلي للمهمة. وهذا يعني أن كمية العمل المتاحة لإنجاز مهمة ما تتوسع لتلبية الوقت المتاح لها.

وفي سياق إدارة الوقت، يعني قانون باركنسون أنه إذا لم يتم تحديد وتنظيم الوقت بشكل صحيح، فإن المهام ستستغرق وقتًا أطول للانتهاء منها، حتى لو كانت لا تستدعي ذلك الكم الهائل من الوقت في الأساس.

وبالتالي، فإن فهم قانون باركنسون يعزز أهمية التخطيط الجيد وتحديد الأولويات وتحديد مدة زمنية محددة لإتمام المهام. من خلال تحديد وقت محدد لكل مهمة، يمكننا تحقيق فعالية أكبر في إدارة وقتنا والحد من تأثير قانون باركنسون على إنتاجيتنا.

كيف نطبق النظرية:

حوّل أعمالك إلى مشاريع، أي حدد موعدا نهائيا لكل عمل من الأعمال و إلتزم بهذا الموعد، و إبدأ بالأهم أولا ثم المهم ثم الأقل أهمية ... أنظر إلى الشكل التوضيحي التالي كيف يتمدد العمل !؟

د. سارة عبدالله عبدالعزيز المزيعل